Viime viikolla viikon kysymyksessä utelimme tapahtumamarkkinoinnin tärkeintä osa-aluetta. Olisiko se kutsu, tapahtuman sisältö, ruuat ja ohjelma vaiko jälkihoito. Yli 50% vastaajista piti sisältöä kaikkein tärkeimpänä. Vastauksena kysymykseen se on kuitenkin väärä mutta kuvaa hyvin tapaa, millä yrityksissa tapahtumia järjestetään. Itse tapahtumaa suunnitellaan huolellisesi mutta se tärkein unohtuu, nimittäin kutsu. Mitä iloa on arvovaltaisista puhujista, jos oikeat ihmiset eivät ole kuulemassa ? Mitä iloa on herkullisimmista ruuista, jos kukaan ei ole syömässä ? Eikä jälihoidostakaan tarvitse ottaa murheita, jos ei ole kukaan ollut kiinnostunut kuulemaan lisää.

Herätys !

Tapahtumamarkkinoinnin ylivoimaisesti tärkein osa-alue on kutsuprosessi. Tilaisuuden sisällön mukaisen asiakaskunnan tavoittaminen ja paikalle saaminen. Tilaisuuden "myyminen" kiireisille ihmisille, joiden kalenteriajasta kisaa myös kilpailijat ja iltatilaisuuksien ollessa kyseessä myös harrastukset jne. Paraskin tapahtuma menee hukkaan ilman oikeita vieraita.

Seuraavalla kerralla kun teidän tilaisuuteenne on osoitettu 100 yksikköä rahaa, varatkaa siitä 20 yksikköä siitä kunnollisen kutsuprosessin hoitamiseen ja soittakaa meille. Verkostossamme ei ole ainoastaan loistavia tilaisuuden järjestäjiä vaan käytössämme on alan parhaat työkalut järjestelmällisesti hoidettavan kutsuprosessin hoitamiseen. Niin hauskaa kuin se vaihtelun vuoksi onkin puuhastella tapahtumakoordinaattorin roolissa.

Ammattimainen kutsuprosessi:

• Mahdollisuus tehokkaaseen personointiin
• Helppo ilmoittautuminen ja ilmoittautumisten hallinnointi
• Laadukas ja yrityksen imagoon sopiva visuaalinen asu
• Tiedon kerääminen jatkotoimia varten tehokasta
• Vapauttaa yrityksen resursseja
• Hyvä hinta-laatu -suhde

Sihteerivetoinen kutsuprosessi:

• Personointi toimisto-ohjelmin työlästä ja kömpelöä
• Ilmoittautuminen altis virheille ja sekaannuksille
• Satunnainen tai kotikutoinen visuaalinen asu
• Tiedon kerääminen jatkotoimia varten satunnaista
• Sitoo yrityksen resursseja
• Kannustaa ”oma työ on ilmaista” -ajatteluun

Kun siis seuraavan kerran olet järjestämässä tilaisuutta, kutsu meidät paikalle.